Il ne fait aucun doute que la location de tentes de réception est généralement devenue un fait incontournable quand vous organisez un évènement à l'extérieur. De nombreux gens comprennent que cette option est meilleure que la location d’une grande salle de réception. Quelle que soit la date de votre événement, la mise en place de chapiteaux ou de tentes est toujours le bon choix. Le succès des tentes ou de chapiteaux est principalement lié au confort qu’ils procurent pendant la cérémonie, afin que tous les invités puissent se déplacer facilement.
Lister ses besoins
Il est inutile de presser les fournisseurs. Vous devez d’abord lister tous vos besoins en termes d’espace. Pour cela, vous devez vous renseigner sur le nombre d’invités que vous avez, la surface disponible de votre espace de réception extérieur, l’emplacement des chaises et des tables, un espace dédié au son ou à la danse, où accueillir les animateurs, un espace pour les forums, et plus encore. Ladite liste est exhaustive en fonction de vos besoins. En effet, tous les prestataires professionnels vous demanderont ces informations lors du premier contact. Si votre réception est assise, il faut calculer 1 mètre carré par personne, et si elle est debout, il faut calculer 0,5 mètre carré par personne. En plus du lieu, vous devez prévoir un espace où vos invités pourront circuler librement. Vous pouvez en savoir plus ici.
Prendre en compte ses contraintes
Lorsque vous avez répertorié vos besoins, il faut déterminer les contraintes. Le premier facteur à prendre en compte est le budget. Combien comptez-vous investir dans cette organisation ? Vous devrez ensuite contacter plusieurs sociétés de location de chapiteaux de mariage non seulement afin de comparer leurs devis, mais notamment pour savoir quelles prestations sont incluses dans leurs prestations. Pour cela, demandez à des prestataires des portefeuilles de produits, demandez des devis détaillés (location de tente, montage/démontage, livraison, cautions, prix des équipements complémentaires), comparez et mettez-vous en concurrence. Vous devrez alors pouvoir affiner temporairement vos options en fonction de vos propres possibilités. Par exemple, vous choisissez une grande tente pour toutes les réceptions, ou vous aimez avoir plusieurs tentes ou chapiteaux pour chaque espace que vous souhaitez occuper (une pour les invités, une pour les serveurs, une pour les animateurs, etc.).
Se fier uniquement aux professionnels
Pour réussir votre réception, rien de plus pratique que de faire appel à un professionnel. Des prestataires de location de tentes pour mariage décrivent, dans son portfolio, leur savoir-faire. Cependant, cela ne suffit pas pour le garder comme fournisseur ultime. Vous devez vous renseigner dès votre premier contact et vous assurer que les matériaux utilisés respectent toutes les normes de sécurité qui sont en vigueur. Les chapiteaux, tentes et autres structures doivent être approuvés par le bureau de vérification des tentes. Ils doivent être ignifugés et résister à des conditions météorologiques imprévisibles. Ils doivent également être de bonne qualité. Faites également confiance à votre fournisseur de services lors de l’assemblage et de l’installation de l’équipement. Il est, en effet, le seul à pouvoir assurer la sécurité des invités pendant l’événement grâce à la mise en place de poids, de planchers autoportants, de portes ou de rideaux selon l’exposition de votre tente et chapiteau.